So wie das Herz den Körper am Laufen hält, so ist es auch Aufgabe der Rezeption den Praxisbetrieb über den Tag am Laufen zu halten. Idealerweise so wie ein gesundes Herz es tut, in einem regelmäßigen Rhythmus, ohne Störungen. Das erfordert natürlich Talent und stetige Weiterentwicklung in den Bereichen Organisation und Kommunikation.
Praxisberaterin Brigitte Kühn erklärt im Video, was alles dazugehört, um die Rezeption als Herz der Praxis gleichmäßig schlagen zu lassen.
Organisierter Tagesstart und -abschluss
Um nicht gleich holprig in den Behandlungstag zu starten, ist zunächst einmal eine ausreichende Vorbereitungszeit essentiell. Jeder Mitarbeiter in der Praxis muss wissen, was seine Tagesaufgaben sind, wem er assistiert und was sonst noch wichtiges ansteht.
Außerdem sollte sichergestellt sein, dass alle nötigen Unterlagen griffbereit liegen, eventuell benötigte Arbeiten aus dem Labor angekommen sind und man generell auf die Patienten vorbereitet ist.
Genauso wichtig wie der gute Start, ist abends auch ein guter Abschluss. Auch da benötigt es nach dem letzten Patienten wieder etwas Zeit, um alles wichtige nachzuarbeiten, sodass am nächsten Morgen wieder ein geordneter Start in den Tag möglich ist.
Zeitmanagement
Ein gelungenes Zeitmanagement ist die Grundlage für reibungslose Abläufe in einer Zahnarztpraxis. Dafür kommt es unter anderem darauf an, dass sich jeder Mitarbeiter selbst gut organisiert, seine Aufgaben im Blick hat und sinnvoll abarbeitet. Das geht allerdings nur, wenn auch die Rahmenbedingungen wie Zeit, Anleitung und Möglichkeiten gegeben sind.
Mit einer guten Organisation und klaren Verantwortlichkeiten hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Aufgaben bestmöglich auszufüllen und alles zu einem angenehmen Praxisablauf beizutragen.
Natürlich ist auch ein gutes Zeitmanagement am Patienten wichtig. Kein Patient möchte gerne warten müssen. Kommt es doch einmal zu einer Zeit im Wartezimmer, achten Sie auf Ihre Kommunikation dem Patienten gegenüber. Statt “Sie müssen bitte noch zehn Minuten warten”, könnten Sie dem Patienten beispielsweise mitteilen “Sie haben nun noch zehn Minuten Zeit für sich, können sich gerne hier ein Wasser nehmen oder eine Zeitschrift lesen und dann beginnt Ihre Behandlung”.
Mit einem guten Zeitmanagement, guter Organisation und auch guter Kommunikation gelingt Ihnen ein lebendiger, gut funktionierender Praxisalltag, gesteuert von der Rezeption.
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