Als Zahnarzt und Praxiseigentümer haben Sie drei große Aufgaben: Sie sind Fachkraft, Führungskraft und Visionär. Allen diesen Aufgaben wollen und müssen Sie gerecht werden, um Ihre Praxis und Ihre Mitarbeiter erfolgreich zu führen.
Thomas Jans berät Zahnärzte in der Gründungsphase und erklärt im Video, worauf es bei diesen Rollen ankommt.
Der Visionär
Die Rolle des Visionärs ist die wichtigste Rolle. Sie nehmen sie vor allem zu Beginn in der Gründungsphase wahr, aber auch im späteren Verlauf ist diese Rolle sehr wichtig. Die Aufgabe des Visionärs ist es, Vision, Philosophie, Ziele und Positionierung der Praxis zu bestimmen.
Für die Vision ist es wichtig zu überlegen, wo soll die Praxis in 30 Jahren stehen, wofür steht die Praxis, welche Patienten wollen wir von unserer Praxis überzeugen etc. Warum sollen Patienten in Ihre Praxis kommen?
Gleichzeitig geht es auch darum, die Mitarbeiter von der Vision zu überzeugen, sodass sie ganz hinter Ihnen und der Praxis stehen. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter da am selben Strang ziehen und von Ihrem Mehrwert für die Menschen vor Ort überzeugt sind, gibt das ein starkes Bild für die Patienten ab. Eine Vision wäre zum Beispiel: “Qualitativ hochwertige Zahnmedizin für jedermann”.
Auf der Praxisphilosophie fußt später das Marketing. Dabei geht es um Verhaltenskodexe, einen Führungsstil und ein Leitbild. Wenn Sie für moderne Zahnheilkunde stehen, gehört dazu also, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Sie selbst sich regelmäßig fortbilden und dass Sie moderne Geräte und Behandlungsmethoden verwenden. Das Ziel ist es, dass alles was Sie tun dem Patienten authentisch vermittelt, dass Sie für moderne Zahnheilkunde stehen.
Als Visionär setzen Sie sich Ziele, die messbar, spezifisch, erreichbar, realistisch und für einen konkreten Zeitrahmen gesetzt sind. So können Sie sich selbst kontrollieren: bin ich auf dem richtigen Weg oder läuft etwas nicht so, wie ich es mir wünsche?
Die Positionierung Ihrer Praxis ist das, wie Sie sich zu anderen Praxen abgrenzen wollen. Was macht Sie einzigartig? Warum sollten die Patienten zu Ihnen kommen und nicht zu einem der anderen Zahnärzte in der Straße gehen? Das könnte zum Beispiel ein Expertenstatus sein, wie beispielsweise eine hohe Expertise im Bereich der Endodontologie. Wichtig ist natürlich, dass es für Ihre Positionierung einen Markt gibt. Eine Spezialisierung auf Kinderzahnheilkunde in einer Region mit sehr wenigen Kindern wird nicht erfolgreich sein können.
Für die Aufgaben des Visionärs sollten Sie sich im Monat ein bis zwei Stunden Zeit nehmen, um zu kontrollieren, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind, ob Sie Ihre Ziele erreichen oder ob Sie an irgendeiner Stelle eingreifen müssen.
Die Führungskraft
Die Führungskraft beziehungsweise der Manager hat sechs Aufgaben: die Führung des Personals, die Organisation der Praxis, das Controlling, das Servicekonzept/Servicelevel definieren, Marketing und die Finanzen.
Zur Führung des Personals
Führung funktioniert am besten, wenn wir sie vorleben. Das bedeutet, dass Sie die Werte selbst leben, die Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten: Authentizität, Ehrlichkeit, Wertschätzung etc. Wenn Sie zum Beispiel stets zu spät kommen, lernen die Mitarbeiter, dass es in Ordnung ist, zu spät zu sein. Wenn Sie immer pünktlich sind, werden auch Ihre Mitarbeiter pünktlich sein. Wichtig ist natürlich, dass Sie sich nicht verstellen, sondern eben authentisch sind. Bauen Sie die Praxis nach Ihren Stärken auf und suchen Sie sich Mitarbeiter, die Ihre Schwächen kompensieren.
Zu einer guten Führung gehört es außerdem, auch unangenehme Themen konsequent anzusprechen. Wenn Mitarbeiter Fehler machen oder Sie an anderer Stelle Verbesserungsbedarf sehen, dann müssen Sie das aussprechen und angehen. Fördern Sie Ihre Mitarbeiter, vor allem diejenigen, bei denen Sie eine hohe Verbindung zur Praxis und ein großes Maß an Engagement erleben. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die sich nicht einbringen und vielleicht sogar dem Erfolg der Praxis im Weg stehen, sollten Sie sich von ihnen trennen.
Gute Mitarbeiter zu finden ist so wichtig, wie es schwierig ist. Hier hilft Ihnen der Visionär – ein klares Praxiskonzept überzeugt die Mitarbeiter und weckt in ihnen den Wunsch, sich für die Praxisziele einzusetzen.
Zur Organisation der Praxis
In einer Zahnarztpraxis laufen die verschiedensten Prozesse ab, für die Sie als Führungskraft verantwortlich sind. Hier bietet das Qualitätsmanagement die Chance, die Prozesse realistisch aufzubauen, so wie sie in der Praxis gelebt werden. Das hilft neuen Mitarbeitern, sich schnell in die Arbeitsumgebung einzufinden und direkt effektiv einsteigen zu können.
Zu den Prozessen, die Sie organisieren sollten gehören:
- die Terminvergabe
- Behandlungsabläufe
- Praxiskommunikation
- die Dokumentation der Behandlungsschritte
Ein Prozess, der aufgeschrieben und dokumentiert wurde, kann auch verbessert werden. Was passiert zum Beispiel mit einem Patienten, der nach seinem Termin noch keinen neuen Termin vereinbaren kann oder möchte? Wird der noch einmal angeschrieben oder angerufen? Wer sorgt dafür, dass das Material nie ausgeht? An diesen Stellen lohnt es sich, genauer hinzusehen und Lösungen zu finden.
Eine wichtige Organisationshilfe ist die Teambesprechung. Denn Ihre Mitarbeiter, die tagtäglich mit den Prozessen in der Praxis zu tun haben, wissen am besten wo es eventuell hakt. Fragen Sie die Mitarbeiter also regelmäßig nach ihren Anliegen und Verbesserungsvorschlägen. Suchen Sie auch das 1:1 Gespräch und finden Sie heraus: wo will der Mitarbeiter hin? Wünscht er sich eine Fortbildung, wie kann sich der Mitarbeiter in Ihrer Praxis entwickeln?
Zum Controlling
Das Controlling beschäftigt sich mit Zahlen und mit allem, was messbar ist. Hier schauen Sie sich an, wie viel Honorarumsatz jeder Behandler macht, wie viel Umsatz die Prophylaxe macht, welche Kosten die Praxis hat oder wann ihr Break-Even-Point erreicht wird. Verlassen Sie sich nicht nur auf die Zahlen des Steuerberaters sondern kontrollieren Sie mir Ihrer Software und Ihrem Konto.
Rechnen Sie sich jeden Monat aus, ob Sie im Plus oder im Minus sind. So haben Sie immer eine Orientierung.
Interessant sind außerdem die Patientenzahlen: wieviele Neupatienten kommen pro Monat in die Praxis? Wieviele aktive Patienten haben Sie? Wenn Sie zum Beispiel stetig Neupatienten gewinnen, die Zahl der Patienten aber insgesamt gleich bleibt, bedeutet das, dass Sie jeden Monat auch Patienten verlieren. Woran liegt das? So einem Phänomen sollte auf jeden Fall nachgegangen werden. Behalten Sie auch das Alter der Patienten im Auge. Eine Praxis mit überalterter Patientenstruktur ist nicht attraktiv für eine Praxisübergabe an einen jungen Zahnarzt.
Wichtig ist, dass Sie hier klare Ziele verfolgen und diese auch messbar machen, sodass Sie Erfolg und Misserfolg erkennen können.
Die Fachkraft
Als Fachkraft sind Sie der Behandler und haben Expertise im Bereich der Zahnmedizin. Deshalb haben Sie den Beruf erlernt und das ist das, was Sie machen möchten. Allerdings sollten Sie die anderen Rollen nicht darüber vernachlässigen.
Letztendlich gehen alle drei Rollen miteinander Hand in Hand. Der Visionär gibt nämlich der Fachkraft die Richtung vor, vor es hingeht, welche Skills erlernt werden sollten, welche Aufgaben angegangen werden sollten, damit die Praxisvision auch in Zukunft gelebt werden kann. Setzen Sie sich Ziele und kämpfen Sie, um diese Ziele zu erreichen, dann ist Ihre Praxis auf dem besten Weg, erfolgreich zu sein.
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